Das pa­pier­lose Büro

Möch­ten Sie die Vor­teile der Digi­talisierung nut­zen, verzweifeln aber an den vie­len ver­schiede­nen Vorla­gen für die CI/CD kon­forme Ge­stal­tung der un­ter­schiedli­chen Datei­en? MacNulis ver­bindet mit ei­nem Klick jedes Dokument 1:1 mit Ihrem Firmenbriefpa­pierdesi­gn. Anwendbar in al­len übli­chen Text-, Ta­bel­len- und Präsentati­ons­programmen wie bei­spielsweise iWorks, MS Office, LibreOffice und OpenOffice.
Einfach Pa­pier spa­ren und mühe­los ein­stei­gen in das pa­pier­lose Büro.

Was ist das papierlose Büro?
Sparen Sie Ihre Druckkosten!
Digital steigert die Produktivität
Papierloses Arbeiten schont die Umwelt
PDF Dokumente und passende Software

Was ist das pa­pier­lose Büro?

Ent­lang der ge­sam­ten un­ternehmeri­schen Wert­schöpfungs­kette, un­abhängig von Bran­che oder Un­ternehmensgröße, wer­den Angebo­te ge­schrie­ben, Auf­träge er­teilt, Auf­tragsbestätigun­gen ver­sendet und Rech­nun­gen er­stellt. In der Mehrheit wer­den die­se Dokumente auf Pa­pier gedruckt, und je nach Bedarf, abgelegt, weiter­gereicht oder per Post ver­sendet. Hinzu kommen unzähl­ige E-Mails, Infobriefe, Präsentati­ons­un­terla­gen, Pro­tokolle, Anweisun­gen und Ak­tennoti­zen, die alle eben­falls auf Pa­pier gedruckt wer­den und somit zusätzlich die Kos­ten für Pa­pier und Druck in Höhe trei­ben.
Tatsächl­ich hat der Pa­pierver­brauch in den Betrie­ben zugenommen und dies, obwohl bein­ahe in jedem Un­ternehmen Compu­ter genutzt wer­den. Die Firma Viadesk ermit­telte im Rah­men ei­ner ei­genen Studie, dass jeder Arbeitneh­mer in Deutsch­land durch­schnittlich 0,68 Bäume pro Jahr für den Druck von Dokumen­ten und Un­terla­gen ver­braucht. Ei­ne Untersuchung der Pa­pier­wirt­schaft errech­ne­te für Deutsch­land ei­nen durch­schnittli­chen Pa­pierver­brauch pro Person von 244 Ki­logramm Pa­pier im Jahr. Das ent­spricht laut ei­nem Artikel von WeltN24 in etwa der Pa­piermenge ei­nes Harry-Pot­ter-Buchs pro Tag. Das pa­pier­lose Büro wie auch das pa­pier­arme Büro nutzt die Digi­talisierung, um den Pa­pierver­brauch und die Druckkos­ten einzudämmen. In bein­ahe al­len Betrie­ben, vom klei­nen Handwerksbetrieb bis zum mit­telständi­schen und großen Un­ternehmen, sind Compu­ter in die tägli­che Arbeits­routi­ne ein­gebun­den. So ist es für viele Betriebe nur noch ein klei­ner Schritt, Vor­gänge wie die Angebots-und Rech­nungs­er­stellung, Ein­gangskontrolle, Ver­arbei­tung, Weiter­lei­tung und Ar­chivierung zu digi­talisie­ren und somit die Be­arbei­tung der Dokumente, da digi­tal, effektiver zu ge­stal­ten.

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Druckkos­ten spa­ren

Wie hoch die jährli­chen Druckkos­ten tatsächl­ich sind, wird häufig un­ter­schätzt. Dem Marktfor­schungs­un­ternehmen Gartner zufolge verschlu­cken Druckkos­ten 1-3 % des Un­ternehmensgewinns. Die tatsächl­i­che Höhe der Druckkos­ten im ei­genen Un­ternehmen hängt von ver­schiede­nen Fak­to­ren ab. So beeinflus­sen Dru­ckertyp, Druck­ein­stellun­gen, An­schaffungs­preis bei Kauf, Miet- und War­tungs­gebüh­ren sowie die tatsächl­i­che gedruck­te Dokumen­tenmenge das Einspar­poten­zi­al. Ei­nen gu­ten rea­listi­schen Wert der tatsächl­i­chen Druckkos­ten im ei­genen Un­ternehmen können Sie mit dem Kostenrech­ner des Dru­ckerfach­magazin Dru­ckerchan­nel ermit­teln. Das Ergebnis überrascht nicht sel­ten. Schnell summie­ren sich die Druckkos­ten zu ei­ner beachtli­chen Summe. Wer­den bei­spielsweise 1000 Sei­ten im Mo­nat auf ei­nem schwarz/weiß La­serdru­cker gedruckt, kann dies bis zu 900 Eu­ro im Jahr kos­ten. Ein Be­trag, der nicht nur den Gewinn reduziert, sondern auch zu denken gibt, wenn man berücksichtigt, dass nach Aus­sage des Eu­ro­pean Environmen­tal Paper Network (EEPN) zwei von drei Dokumen­ten oder Fotokopi­en, die täglich den Dru­cker verlas­sen noch am sel­ben Tag im Müll­e­i­mer lan­den.

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Digi­tal stei­gert die Pro­duktivität

Lau­fen alle Arbeits­schritte an ei­ner zen­tra­len Schnitt­stel­le, dem Compu­ter mit der Datenbank und ent­spre­chen­der Soft­ware, zu­sammen, las­sen sich Arbeits­ab­läufe effizien­ter ge­stal­ten. Pa­pier­loses Arbei­ten erhöht im Büroall­tag die Ord­nung. Überla­dene Schreibti­sche, chaoti­sche Ab­la­gesysteme, stun­denlan­ges Su­chen nach ei­nem be­stimm­ten Schrift­stück gehören mit der digi­ta­len Be- und Ver­arbei­tung von Un­terla­gen in ei­nem pa­pier­losen Büro der Vergan­genheit an. Die digi­ta­len Da­ten und Dokumente sind jederzeit verfügbar und können bei Bedarf schnell auf­geru­fen wer­den.
Ein weiterer Vorteil: Der Zu­griff auf die Dokumente ist für Kollegen und Vor­gesetzte jederzeit möglich, wel­ches die Zu­sammenarbeit und Kommunikati­on wesentlich er­leich­tert und viel Zeit spart. So gewonnene Arbeits­zeit reduziert den Stress und kann an an­de­rer Stel­le sinnvoll ein­gesetzt wer­den.

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Papierloses Arbeiten schont
die Umwelt

Laut dem WWF – World Wide Fund – wird heutzutage jeder zweite indus­tri­ell gefällte Baum welt­weit zu Pa­pier ver­arbeitet. Die Aus­wirkun­gen der Pa­pier­indus­trie auf die Wäl­der wer­den durch den welt­wei­ten An­stieg an Pa­pierbedarf noch verstärkt. Wur­den 2005 noch 367 Mil­lionen Tonnen welt­weit Pa­pier pro­duziert, erreich­te das Volumen in 2015 440 Mil­lionen Tonnen, mit stei­gen­der Ten­denz. Auch wenn der Umwelt­ge­danke im­mer stärker in das Bewusst­sein der Men­schen rückt, scheuen noch viele Firmen­inhaber und Ge­schäftsfüh­rer den Um­stieg auf das pa­pier­lose Arbei­ten, weil sie ho­he Inves­titionen und mangeln­de Un­ter­stützung seitens ih­rer Mit­arbei­ter befürch­ten. Dabei möch­te die Mehrheit der Be­schäftig­ten mehr für die Umwelt tun. In ei­nem Artikel der Zeit ist zu le­sen, dass jeder dritte Büroan­ge­stellte in Deutsch­land offen für pa­pier­loses Arbei­ten ist und sich hierfür mehr Un­ter­stützung durch sei­ne Vor­gesetz­ten wüns­cht. Fast zwei Drit­tel der Be­frag­ten ga­ben an, dass sie sich be­reits ei­genständig bemühen, ih­ren Pa­pierver­brauch im Büroall­tag zu mi­nimie­ren.

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PDF Dokumente und passen­de Soft­ware

Mit der Kostenreduzierung, der Stei­gerung der Effizi­enz und dem umwelt­schonen­den Umgang natür­li­cher Ressourcen überwiegen die positiven As­pekte des pa­pier­losen Büros. Nicht We­nige gehen heu­te davon aus, dass sich früher oder spä­ter die digi­tale Be­arbei­tung im Dokumen­tenmanagement durch­set­zen wird. Schon mit klei­nen Verände­run­gen, ohne auf­wendige Soft­ware, zusätzli­che Apps oder Cloud, können Sie, mit nur ei­nem Scan­ner und dem digi­ta­len Briefbogen, den ers­ten Schritt in Rich­tung digi­tales Büro gehen. Beginnen Sie die Arbeits­ab­läufe zu beobach­ten und über­legen Sie, wel­che davon digi­tal, also mit Soft­ware be­arbeitet wer­den können. Su­chen Sie Antwort auf die Fra­ge, an wel­cher Stel­le ei­ne PDF das Pa­pier erset­zen kann. Prüfen Sie, ob Sie mit Ihrem Scan­ner schnell und einfach aus ei­nem Pa­pierdokument ei­ne PDF er­stel­len können. Ver­sen­den Sie möglichst viele Ih­rer Angebo­te, In­formationen, Rech­nun­gen elek­tronisch als pa­pier­loses PDF Dokument mit der richtigen Soft­ware. Gehen Sie schrittweise vor. Einmal begonnen wer­den Sie fest­stel­len, dass be­reits die Um­stellung in Rich­tung pa­pier­armem Büro, Sie in die La­ge versetzt, Dokumente effektiver zu be­arbei­ten, Kos­ten und Zeit einzu­spa­ren und schnel­ler auf Kun­denanfra­gen zu rea­gie­ren.

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