PROFESSIONELLES DESIGN FÜR IHREN BRIEFPapier
Stellen Sie sich vor, Sie könnten auch im digitalen Dialog mit Kunden und Interessenten einfach und schnell auf Ihr professionelles Briefbogen Design zugreifen. Mit MacNulis ist Ihre elektronische Geschäftspost nur einen Klick entfernt von Ihrem professionellen Briefpapier für mehr Unternehmenserfolg. Stärken Sie auch digital Ihre Marktposition im Konkurrenzumfeld, wiedererkennbar, weil immer im richtigen Design.
Corporate Design /
Corporate Indentity
Digitalisierung und Globalisierung haben ein beinahe grenzenloses und dynamisches Marktumfeld mit hohem Konkurrenzdruck geschaffen. Um so wichtiger ist es, sich durch eine professionelle Kommunikationsstrategie vom Wettbewerb zu differenzieren. Wichtiger Bestandteil einer Kommunikationsstrategie ist die Corporate Identity. Während Corporate Identity das Selbstverständnis und die gesamtheitliche Außenwirkung Ihres Unternehmens beschreibt, definiert das Corporate Design das visuelle Erscheinungsbild Ihres Unternehmens auf allen Kommunikationsmitteln wie Flyer, Poster, Plakat, Firmenbroschüre, Visitenkarte, Briefpapier u.v.m. Damit liefert das Corporate Design die Grundlage für einen unverwechselbaren, einheitlichen Auftritt nach innen wie nach außen und bestimmt die Gestaltung der gesamten Geschäftsausstattung und aller Geschäftsunterlagen. Im Unterschied zu Visitenkarten hat Briefpapier in der externen Kommunikation zusätzlich zur Imagewirkung eine per Gesetz klar geregelte Informationsfunktion. Eine Verpflichtung, die auch für jede Art von Flyer, Prospekt und Katalog gilt. Zusätzlich existiert für Briefpapier im unternehmerischen Umfeld eine DIN Normierung. Die DIN 5008 ist nicht rechtsbindend, enthält jedoch Empfehlungen für das Layout von Briefpapier Designs, die allgemein anerkannt sind.
Der Geschäftsbrief nach DIN 5008
Das Deutsches Institut für Normung e. V., kurz DIN, hat sich zur Aufgabe gemacht, im Konsensverfahren mit Experten, Standards zur Qualitätssicherung von Dienstleistungen, Prozessen oder Produkten als sogenannte DIN Norm festzulegen. Um stets aktuell zu sein, wird eine DIN-Norm spätestens alle fünf Jahre überprüft und gegebenenfalls überarbeitet. Grundsätzlich ist eine DIN immer nur eine Empfehlung, d. h. auch die DIN 5008 für Geschäftskorrespondenz ist kein Gesetz. Dennoch lohnt der Blick in die Gestaltungsempfehlung. Eine vollständige Missachtung ist schon alleine deshalb nicht empfehlenswert, da ein nach DIN 5008 erstellter Geschäftsbrief als lesefreundlich und übersichtlich empfunden wird. Mit der letzten Überarbeitung von 2011 empfiehlt die DIN 5008 für das Layout von Geschäftsbriefen einen Abstand zum oberen Papierrand von 4,5 cm, einen Seitenabstand zum linken Papierrand von 2,5 cm und rechts 2,0 cm. Für eine gute Lesbarkeit sollte der Text mit einer Schriftgröße von mindestens 10 Punkt geschrieben sein. Für die Anschrift, oben links, sind maximal neun Zeilen vorgesehen, plus einer weiteren Zeile für die Rücksendeangaben. Wurde in der Vergangenheit üblicherweise dem Betreff ein einleitendes Wort vorangestellt, so verzichtet man mittlerweile darauf. Ein „Betreff“ oder „Betr.“ gilt heutzutage als unmodern. Zwischen Betreff und Anschriftfeld empfiehlt die DIN zwei Leerzeilen. Abweichend zu seiner Vorgängerversion, unterstützt die neue DIN 5008 für das Datum die internationale Reihenfolge Jahr-Monat-Tag (beispielsweise 2016-12-09) und nimmt Stellung zu Fragen in Bezug auf die korrekte Anrede, passende Grußformeln und den richtigen Vermerk von Anlagen.
Was beim Briefbogen
Design nie fehlen darf
Hat die DIN 5008 Empfehlungscharakter, so gilt dies nicht für die vom Gesetzgeber geforderten Pflichtangaben. Diese Pflichtangaben sind für jedes im Handelsregister eingetragene Unternehmen obligatorisch und müssen zwingend bei der Gestaltung Ihres Briefbogen Designs berücksichtigt werden. Fehlen die Pflichtangaben, riskieren Sie die Abmahnung durch Mitbewerber sowie behördlich geforderter Zwangsgelder in Höhe von bis zu 5.000 EUR. In welcher Form Sie die Pflichtangaben machen, ist nicht gesetzlich reglementiert. Hier können Sie als Unternehmen oder als beauftragter Designer entsprechend des Corporate Designs agieren.
Elemente für ein individuelles
eigenes Briefpapier Design.
Ein Brief ist unterteilt in einen Briefkopf, den Textteil sowie den Brieffuß. Ein unverwechselbarer Geschäftsbriefbogen sollte unbedingt das Logo enthalten. Die richtige Stelle hierfür ist der freie Platz oberhalb des Adressfelde, also oberhalb des Briefkopfs. Dabei kann das Logo linksbündig, mittig oder rechtsbündig platziert werden. Um die Größe und den Erfolg eines Unternehmens zu kommunizieren, können weitere Büros, Filialen oder Niederlassungen mit aufgeführt werden. Ob diese deutlich sichtbar und prominent am rechten Rand oder eher verhalten am Ende des Briefs mit den Bankinformationen etc. platziert werden, ist im Gesamtkontext zu entscheiden. Sowohl die Corporate Identity als auch das Mitbewerberumfeld geben Hinweise. Trennungslinien, vertikal oder horizontal, sind zusätzliche mögliche Designelemente. Sieht Ihr Corporate Design eine besondere Typografie und/oder Farbe als Hausschrift vor, so sollten diese, für eine schnelle Wiedererkennung bei allen Texten verwendet werden.
Gesetzliche Pflichtangaben
Pflichtangaben wie Name und Ort des Registergerichts, die eingetragene Nummer in demselben sowie der vollständige Name der Geschäftsführer/Innen bzw. der/die haftenden Gesellschafter/Innen, sollten in jedem Fall am Ende des Briefs stehen. Pflichtangaben für Rechnungen wie Bankverbindungen, inklusive IBAN und BIC sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gehören auch dazu. Bei der Gestaltung besteht die Wahl zwischen einer sinnvollen Aufteilung in zwei oder mehr Spalten oder als aufzählender Text, rechts-, linksbündig oder mittig formatiert, mit oder ohne Aufzählzeichen. Das Layout im Fußbereich sollte unbedingt zum harmonischen Gesamteindruck Ihres Briefpapiers beitragen. Zu viele verschiedene Schriften, Größen und wechselnde Formatierungsgrundsätze einzelner Briefelemente, erzeugen Unruhe und erschweren die Lesbarkeit. Schnell wirkt ein Brief „unaufgeräumt“ und bewirkt das Gegenteil von Vertrauen schaffen und Sympathie wecken. Da Briefe auch per FAX versendet werden, sollte Briefpapier auch im schwarz-weiß Modus funktionieren. Ist das Layout und das Design Ihres Firmenbriefpapiers festgelegt und verabschiedet, so wird die Vorlage in der Regel als PDF Datei für den weiteren Gebrauch gespeichert. Das Dateiformat einer PDF ist jedoch inkompatibel zu Word, wie auch zu allen anderen üblichen Textverarbeitungs- und Kalkulationsprogrammen. Im Büroalltag wird daher der Text oft erst auf (teurem) Firmenbriefpapier gedruckt, danach wieder als Scan digitalisiert, um ihn dann via E-Mail versenden zu können. Ein umständliches sowie teures Verfahren für Briefe, die ursprünglich aus Effizienzgründen nicht mehr per Post verschickt werden. MacNulis verkürzt den Prozess und spart damit Kosten, Arbeitszeit und schont die Umwelt. In nur drei Schritten verwandelt MacNulis die PDF Ihrer Briefpapier- Designvorlage in einen digitalen Stempel, mit dem Sie jeden Ihrer Texte, jede Tabelle und jede Präsentation mit nur einem Klick in ein digitales Dokument in Ihrem individuellen Briefpapierdesign verwandeln.
