Vorteile der Digitalisierung iM Büro
Was in den achtziger Jahren begann, ist mittlerweile ein Megatrend, der die gesamte Wirtschaftswelt fundamental verändert hat. Die Rede ist von der Digitalisierung. Nicht umsonst wird im Zusammenhang mit der Digitalisierung von der 3. industriellen Revolution gesprochen. Der Wandel weg von der Produktionsgesellschaft hin zu einer Wissensgesellschaft, erfordert das Umdenken aller. So ist es inzwischen im Unternehmensalltag üblich, Angebote, Produktinformationen, Verträge und Rechnungen digital zu versenden, um die Reaktionszeiten zu verkürzen und Versandkosten zu sparen. Dies unterstützt MacNulis in besonderer Art und Weise. MacNulis ersetzt den Umweg über Drucker und Scanner und verbindet mit einem Klick jedes Schriftstück mit der PDF des Firmenbriefpapiers. Das spart Zeit, Geld und Papier.
Digitalisierung erhöht die Produktivität im Büroalltag
Viele verschiedene Studien haben bereits untersucht ob, warum und wie der unternehmerische Erfolg von der Digitalisierung beeinflusst wird. Einigkeit besteht darüber, dass Unternehmen, denen die Transformation in das digitale Zeitalter nicht gelingt, ihre Konkurrenzfähigkeit und Marktbedeutung auf lange Sicht verlieren werden. So gilt es, die Digitalisierung zu nutzen, um sich stärker an den Wünschen der Kunden zu orientieren, den Service zu verbessern und gleichzeitig die Kosten zu senken sowie die Effizienz zu steigern. So wird aus der vermeintlichen Pflicht eine Chance für nachhaltigen Unternehmenserfolg. Digitalisierung erhöht die Reaktionsgeschwindigkeit, die Flexibilität auf sich verändernde Kundenanforderungen zu reagieren und zugleich hilft sie komplexe Prozesse schlanker zu gestalten, Fehlerquellen zu reduzieren und damit die Effizienz der eingesetzten Mittel und Produktivität zu maximieren. Dies bestätigen die 867 befragten Fach-und Führungskräfte aus Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größen, in der Onlinebefragung des Fraunhofer IAO. Für den Bereich Dokumentenmanagement gaben über 90 % an, dass sie viel Zeit sparen, weil das Finden und Weitergeben von digitalen Dokumenten deutlich schneller geht. Die Studie deckt aber auch Verbesserungsmöglichkeiten auf. Obwohl 70 % der Teilnehmer Dokumente und Informationen bereits digital austauschen, gaben immer noch 25 % davon an, noch viel auszudrucken. Hier liegt weiteresPotenzial zur Steigerung der Effizienz, weil Drucken gleichbedeutend ist mit einem zeitaufwendigen Medienbruch – von digital auf analog und mittels Scanner wieder zurück zu digital.
Was gehört zu einem digitalen Arbeitsplatz?
Zweifelsohne gehört zu einem gut ausgestatteten digitalen Arbeitsplatz leistungsstarke und aktuelle Hardware. Eine Tatsache, die vielfach unterschätzt wird. Nicht wenige Mitarbeiter verzweifeln täglich im Büro an langsamen Internetverbindungen sowie alten Rechnern und Druckern. Alleine für das Warten am Drucker, bis dieser hochgefahren ist und die Dokumente ausgedruckt sind, verschwenden Mitarbeiter nach einer Umfrage des Marktforschungsinstitut Censuswide in Zusammenarbeit mit dem Büroausstatter Sharp Business Systems, 17 Minuten Arbeitszeit täglich. Werden alle Zeitfresser im Büro addiert, ergeben sie in der Summe auf das Jahr gerechnet 20 Arbeitstage Wartezeit.
Aber zu einem „Digital Office“ gehört mehr als der Kauf eines neuen Druckers und/oder des schnellsten Rechners. Nur wer auch die richtige Software einsetzt sowie seine Mitarbeiter entsprechend qualifiziert, kann das Potenzial der Prozessoptimierung bei der Büro- und Verwaltungsarbeit voll ausschöpfen.
Um die verschiedenen Dimensionen dieses Transformationsprozesses zu durchleuchten und zu ermittelt wieweit Deutsche Betriebe und Unternehmen fortgeschritten sind, hat der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. (Bitkom e. V.) den Digital Office Index erhoben. Befragt wurden 1.108 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern. Das Digital Office Index Benchmarketing Tool hilft den eigenen Digitalisierungsfortschritt zu überprüfen und gibt Orientierungshilfe bei der Umsetzung eigener Digitalisierungsmaßnahmen.
Dass es lohnenswert ist, steht dabei außer Frage und bestätigen die Unternehmen, die einen hohen Wert beim Digital Office Index (DOI) belegen: 74 % sprechen von einer höheren Performance ihrer internen Büro- und Verwaltungsprozesse und 63% stellen eine höhere Kundenzufriedenheit fest.
Der schnelle Einstieg in die Digitalisierung
Ist eine Digitalisierungsstrategie noch nicht verabschiedet oder fehlt es an Budget, können dennoch erste Schritte ratsam sein. Die Rede ist von sogenannten Quick-Wins, ein strategischer Ansatz, der darauf abzielt, mit geringem Aufwand schnell sichtbare, verbesserte Ergebnissen zu generieren.
Insbesondere im Bereich der Büro- und Verwaltungsarbeit gibt es einige Abläufe, die schnell und einfach digitalisiert werden können, weil die hierfür notwendige Software der Regel bereits vorhanden ist. Beispielsweise verfügt beinahe jeder Arbeitsplatz, der mit einem Rechner ausgestattet ist, über ein Programm, mit dem die Terminplanung und Kalenderführung digital erledigt werden kann. Dennoch führen bislang laut Wirtschaftswoche erst knapp 50 % einen digitalen Kalender und die zeitaufwendige Terminabstimmung wird bislang nur von 30% rein digital vorgenommen.
Noch deutlicher und schneller lassen sich Kosten reduzieren, wenn der Firmenschriftverkehr anstatt analog per Post, digital im Anhang einer E-Mail erfolgt. Für digital versendete Rechnungen liegt beispielsweise der geschätzte Einspareffekt zwischen ca. 6 und 11 Euro.
Die PDF: Der beste Weg, Dokumente als E-Mail
Anhang zu versenden
Bei der Umstellung vom postalischen, analogen auf den digitalen Versand, ist es wichtig zu wissen, dass es unterschiedliche Dokumentenformate existieren.
Egal, in welchem Anwenderprogramm das Dokument erstellt wurde – Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Präsentationsprogramm – egal in welchem Betriebsprogramm – Microsoft, Apple, Linux – aufgrund der unterschiedlichen Programmierung sind Dateien oft inkompatibel mit den Programmen des Empfängers. Der Effekt: Sie lassen sich nicht öffnen, sind nicht lesbar oder erreichen der Empfänger in einer veränderten Formatierung und nicht mehr originalgetreu. So sollte unbedingt darauf verzichtet werden, eine Word-Datei oder eine Excel-Tabelle im Anhang einer E-Mail zu versenden. Die beste Wahl ist das PDF-Format. PDF steht für Portable Document Format und wurde 1983 von der der Firma Adobe Systems entwickelt. Die notwendige Software zur Umwandlung von Dateien in programmunabhängige PDFs wird kostenlos zum Download im Netz angeboten.
Beim digitalen Versand unverzichtbar: Firmenbriefpapierdesign
Geschäftsbriefe, auch digital versendete, übernehmen neben der reinen Informationsfunktion, einschließlich der vom Gesetzgeber geforderten Pflichtangaben, auch eine emotionale Kommunikationsfunktion. Designtes Firmenbriefpapier trägt dieser Tatsache Rechnung und gilt, wie die Visitenkarte, als unverzichtbares Mittel bei der externen Unternehmenskommunikation, um sich kompetent und sympathisch zu präsentieren und die Kundenbindung zu erhöhen. Soll also in Zukunft der Schriftverkehr überwiegend digital seinen Adressaten erreichen, ist es notwendig, einen einfachen Weg zu finden, das Design des Firmenbriefpapiers auf die Dokumente zu übertragen. Im Sinn schlanker und effizienter Prozesse, ohne Umwege über Drucker und Scanner. und mittels eines Verfahrens, welcher unabhängig vom jeweiligen Anwenderprogramm ist. Dies ist für Mac Anwender mit MacNulis erstmals möglich. MacNulis ist so angelegt, dass es die PDF-Vorlage des Firmenbriefpapiers mit dem Inhalt eines Dokuments, unabhängig davon, in welchem Programm das Dokument erstellt ist, mit einem Klick verbindet und als versandfertige PDF-Datei abspeichert.
