Elektronischer Rechnungsversand
In beinahe jedem Unternehmen ist ein sichtbares Ergebnis der Digitalisierung, dass der überwiegende Teil der Geschäftspost elektronisch versendet wird. Wen wundert es, schließlich überwiegen die Vorteile, wenn Angebote, Anfragen und Verträge routinemäßig digital versendet werden. Der elektronische Versand der Geschäftspost zeichnet sich durch schnelle Reaktions- und Zustellzeiten aus. Zusätzlich sparen Unternehmen Kosten für Porto und Papier und es schont zusätzlich die Umwelt. Lediglich bei der Umstellung auf den elektronischen Versand von Rechnungen scheinen (noch) viele Unternehmen zurückhaltend zu sein.
Fakt ist jedoch, bei jeder Rechnung, die noch postalisch versendet wird, verzichtet ein Unternehmen auf einen erheblichen finanziellen Einspareffekt und reduziert damit auch den unternehmerischen Gewinn.
Vorteile der elektronischen Rechnung
Die Vorteile der elektronischen Rechnung sind vielfältig. Neben deutlichen Kostenvorteilen durch Prozessautomatisierung und Effizienzsteigerung zählen hierzu nachweislich auch Liquiditätsvorteile. Die elektronische Rechnung wird nämlich nicht nur schneller erstellt. Sie erreicht auch den Adressaten deutlich schneller, welches zur Folge hat, dass der Kunde die Rechnung schneller begleicht mit der entsprechenden Wirkung auf die Liquidität und den Cashflow.
Weit offensichtlicher sind die Einsparungen für Porto, Papier, Druckertinte/-toner und Ordner – ein finanzieller Aufwand, der bei jeder einzelnen, postalisch versendeten, Rechnung entsteht. Hinzu kommen die Lagerhaltungskosten der Ordner aufgrund der 10-jährigen Archivierungspflicht sowie die Arbeitszeitkosten für das mühevolle Suchen sowie Kopieren einmal abgelegter Papierrechnungen bei Nachfragen und Rückfragen.
Nach einer konservativen Schätzung des Haufe Verlags beträgt das Einsparpotential bei Einführung von E-Rechnungen bei bis zu 20%. Die Berechnung der secrypt GmbH ergibt sogar ein Einsparpotenzial von durchschnittliches 6,60 Euro bis 11,20 Euro pro erstellter Rechnung.
Dabei entstehen durch die Umstellung auf den elektronischen Versand weder für den Absender noch für den Adressaten wirklich Nachteile. Und seit dem Steuervereinfachungsgesetzt von 2011, welches die Gleichstellung von e-Rechnung und Papier-Rechnung gesetzlich verankert, können Unternehmen noch einfacher den Rechnungsversand digitalisieren.
Was ist bei der Einführung der elektronischen Rechnung zu beachten
Welche verpflichtenden Angaben eine Rechnung mit einem Betrag von über 150 Euro brutto enthalten muss, ist gesetzlich klar definiert. Die Art des Rechnungsversands, ob per Post auf Papier oder digital, ist dabei unerheblich. Die Pflichtangaben einer Rechnung sind insbesondere in §§ 14 und 14a Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Ergänzend gelten die gesetzlichen definierten Pflichtangaben für Geschäftspost (vergleiche hierzu die Ausführungen der IHK Berlin) zu der natürlich auch eine Rechnung zählt. Wem der reine Gesetzestext zu trocken ist, der findet auf der Webseite der IHK Region Stuttgart oder auch auf der Seite der Handelskammer Hamburg kommentierte Zusammenstellungen aller Pflichtangaben inklusive wichtiger Hinweise zu Sonderfällen, Kleinbetragsabrechnungen sowie der Befreiung von Kleinunternehmern, die Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen gesondert ausweisen zu müssen. Die IHK Stuttgart stellt auch eine Checkliste als PDF zum Download zur Verfügung. Insbesondere für den grenz-überschreitenden Rechnungsaustausch sei hier der Praxisleitfaden für Unternehmen der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V., AWV, gefördert durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie, von 2015 empfohlen.
Seit dem Steuervereinfachungsgesetz von November 2011 können Rechnungen ohne größere Hürden auch elektronisch versendet werden. Einzige Bedingung für die Digitalisierung ist, dass der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zustimmt.
Hilfreich hierbei kann sollte sein, dass auch der Rechnungsempfänger von der elektronischen Zustellung profitiert und Geld sparen kann. Auch beim Empfänger entfällt die Papierablage und damit der Bedarf an Regalfläche voller Aktenordner. Des Weiteren erleichtert die elektronische Zustellung die interne Weitergabe und den Bearbeitungsprozess, so dass Fristen für Skonti bzw. Zahlungsziele leichter eingehalten werden können.
Formen der elektronischen Rechnung
In den meisten Firmen wird der Rechnungsinhalt unter Nutzung eines Softwareprogramms erstellt. Ist die Anzahl der Rechnungen vergleichsweise überschaubar, nutzen nicht wenige kleinere und mittlere Betriebe, Einzelunternehmer, Handwerksbetriebe sowie Start-ups hierfür ein Tabellenkalkulationsprogramm wie beispielweise Excel. Der Umstieg auf eine einfache oder auch ausgereiftere und individualisierbare Buchhaltungssoftware wie die von Lexware, Datev oder SAP lohnt sich erst ab einer bestimmten monatlichen Menge an Rechnungen.
Grundsätzlich gibt es für die elektronische Übermittlung einer Rechnung verschiedene Möglichkeiten:
– im Anhang einer E-Mail in Form einer PDF
– als DE-Mail
– als Web-Download
– per Übertrag durch ein Computer-Fax
– durch Datenaustausch per EDI
(elektronischer Datenaustausch mit strukturierten Nachrichten)
Steuervereinfachungsgesetz
Die zunehmende Digitalisierung hat das gesamte unternehmerische wie auch private Kommunikationsverhalten revolutioniert. Geschäftsbriefe, früher stets auf Firmenpapier gedruckt und postalisch versendet, erstellen und versenden immer mehr Unternehmen digital – mit steigender Tendenz, wie die Branchenumfrage der Versicherungswirtschaft exemplarisch belegt. Hier konnte der Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) feststellen, dass der Anteil von Papierpost von 60 % in 2014 auf 52 % in 2015 zurückging. Auch wenn sich die Versandart ändert, an der Wirkung ändert sich nichts. Auch digital versendete Geschäftsbriefe wirken auf die Markenbildung, erhöhen den Wiedererkennungswert und schaffen eine unverwechselbare Identität nach innen und nach außen, sofern sie in einem einzigartigen Layout nach einem gut durchdachten Corporate Design Konzept gestaltet sind. Dies gilt insbesondere, wenn der oder die Empfänger, die am Computer in Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien erstellten Dokumente für ihre Ablage drucken.
Der einfache Einstieg: Rechnungen digital als PDF versenden
Spätestens mit dem Wegfall der Signaturpflicht ist die Umstellung auf den elektronischen Versand von Rechnungen problemlos und einfach möglich.
Dabei bringt der elektronische Rechnungsversand, in der Regel als PDF-Attachment per E-Mail, sowohl Vorzüge für den Absender als auch für den Empfänger.
Umso mehr stellt sich die Frage, warum immer noch so viele Einzelunternehmer, Gründer und Start-ups, Handwerksbetrieb und kleinere Unternehmen ihre Rechnungen gedruckt auf Firmenbriefpapier und per Post versenden.
Ein Grund mag darin liegen, dass Rechnungen, wie jede andere Form externer Unternehmenskommunikation, zusätzlich zur reinen Informationsfunktion eine wichtige, Image prägende Kommunikationswirkung haben. Eine Rechnung, gedruckt auf gut durchdachtem, der eigenen Corporate Identity entsprechenden, Firmenbriefpapier, strahlt Professionalität aus, unterstützt die sympathische Wahrnehmung und Kundenbindung und ist geeignet, Vertrauen zu schaffen. Um auf diese wichtige Kommunikationswirkung nicht verzichten zu müssen und dennoch Rechnungen kostensparend und effizient per E-Mail versenden zu können, ist MacNulis entwickelt worden. MacNulis, die Software App für den Mac-Anwender, verbindet die PDF des eigenen Firmenbriefpapierdesigns mit einer Rechnung. Mit nur einem Klick versandfertig als Rechnungs-PDF im Corporate Design.
